Allgemeine Geschäftsbedingungen
Kelani Active Retreat Sri Lanka · Terms & Conditions
1. Agreement
Once a booking has been submitted and confirmed by Kelani Retreat, a binding agreement is formed between the participant and Kelani Retreat. The person making the booking is responsible for any additional participants they register and must ensure they are informed of and accept these Terms and Conditions.
2. Payment
A deposit of 50% of the retreat fee is payable when booking. The booking only becomes binding once this deposit has been received. The remaining 50% is due 30 days before the retreat start date; we will send an invoice for it in good time by email. You are of course welcome to pay the full amount straight away.
When booking directly on kelaniretreat.com, the deposit is paid immediately during checkout and the place is held for a maximum of 30 minutes until then. Bookings made through our booking platform follow that platform's payment steps; the terms above apply in either case.
Bookings made less than 30 days before the start of the retreat require payment of the full amount immediately. For individual payment arrangements, please email kelaniretreats@gmail.com with the subject “Payment Plan”.
2.1 Communication
All communication, including booking confirmations and payment receipts, is conducted via email. Participants are responsible for regularly checking their inbox and spam folders.
2.2 Late Payments
If payments are delayed, a late fee of €15 may be applied. We reserve the right to cancel the booking if payment is not completed in time.
3. Special Agreements
Additional agreements or requests must be made in writing via email to be valid.
4. Amendments, Cancellations, and Refunds
4.1 Cancellation Periods (by Participant)
- More than 91 days before retreat: 10% of retreat price
- 61–90 days: 30%
- 31–60 days: 50%
- Less than 30 days: 100% (no refund)
Refunds may take up to 14 business days. Kelani Retreat is not responsible for bank processing times.
4.2 Early Departure by Participant
No refund will be issued for late arrival, early departure, or missed sessions.
4.3 Unused Services
No refund is granted for services not used by the participant for any reason (e.g. weather, illness, delayed flights).
4.4 Transfer of Booking
You may transfer your booking to another person for a fee of €25. Please notify us at least 4 weeks before the retreat.
5. Operator’s Cancellation Rights
Kelani Retreat reserves the right to cancel the retreat if the minimum number of participants (4) is not reached. In this case, notice will be given 4 weeks in advance. Full refunds will be issued, but Kelani Retreat is not responsible for additional costs (e.g. flights, visas, vaccinations, PCR tests, etc.).
6. Third-Party Services
Kelani Retreat is not liable for services provided by third parties (e.g. local tour guides, taxi services, excursions, snorkelling, surfing).
7. Travel Insurance, Health, Visas & Responsibility
Participants are responsible for:
- Valid passport and entry visa
- Comprehensive health and travel insurance covering retreat participation, cancellation, and accidents
- Their own physical and mental fitness to attend the retreat
- Consulting their doctor regarding necessary vaccinations
Travel to Sri Lanka may involve exposure to different hygiene standards, tropical climates, and wildlife. Kelani Retreat is not liable for any risks associated with travel.
8. Discounts
Only one discount or promotion can be applied per booking. Discounts must be requested at the time of booking and cannot be applied retroactively.
9. Force Majeure
Kelani Retreat is not responsible for cancellations or changes due to events beyond our control (e.g. natural disasters, political unrest, pandemics, travel restrictions). In such cases, we will offer rescheduling options where possible, but refunds may not be guaranteed.
10. Liability
Participation in the retreat is at your own risk. Kelani Retreat is not liable for injuries, illnesses, losses, or damages occurring during travel or at the retreat venue. You agree to sign a liability waiver upon arrival.
11. Photography
Kelani will occasionally be taking photographs during activities and at the house and by booking the retreat the customer agrees that these photos can be used for marketing purposes. However, photos will be handled carefully and the customer can choose to opt out, by informing Kelani.
12. Validity
These terms are valid from 25.06.2025 and may be updated. The version available on our website at the time of your booking applies.
13. Severability Clause
If any part of these Terms & Conditions is found invalid or unenforceable, the remaining provisions remain fully effective.
Kelani Active Retreat Sri Lanka · Allgemeine Geschäftsbedingungen
1. Vertragsschluss
Sobald eine Buchung abgeschickt und von Kelani Retreat bestätigt wurde, kommt zwischen der teilnehmenden Person und Kelani Retreat ein verbindlicher Vertrag zustande. Wer die Buchung vornimmt, ist für alle mitangemeldeten Personen verantwortlich und muss sicherstellen, dass diese über diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen informiert sind und sie akzeptieren.
2. Zahlung
Eine Anzahlung in Höhe von 50 % des Retreatpreises ist bei der Buchung fällig. Die Buchung wird erst verbindlich, sobald diese Anzahlung eingegangen ist. Die restlichen 50 % sind 30 Tage vor Beginn des Retreats fällig; die Rechnung dafür senden wir rechtzeitig per E-Mail. Selbstverständlich kannst du den Gesamtbetrag auch sofort begleichen.
Bei einer Buchung direkt auf kelaniretreat.com wird die Anzahlung sofort im Checkout gezahlt; bis dahin wird der Platz höchstens 30 Minuten reserviert. Buchungen über unsere Buchungsplattform folgen deren Zahlungsschritten; die oben genannten Bedingungen gelten in beiden Fällen.
Bei Buchungen weniger als 30 Tage vor Beginn des Retreats ist der Gesamtbetrag sofort zu zahlen. Für individuelle Zahlungsvereinbarungen schreib uns bitte an kelaniretreats@gmail.com mit dem Betreff „Payment Plan“.
2.1 Kommunikation
Die gesamte Kommunikation, einschließlich Buchungsbestätigungen und Zahlungsbelegen, erfolgt per E-Mail. Die teilnehmende Person ist dafür verantwortlich, ihren Posteingang und ihren Spam-Ordner regelmäßig zu prüfen.
2.2 Zahlungsverzug
Bei verspäteter Zahlung kann eine Mahngebühr von 15 € erhoben werden. Wir behalten uns vor, die Buchung zu stornieren, wenn die Zahlung nicht rechtzeitig vollständig erfolgt.
3. Besondere Vereinbarungen
Zusätzliche Vereinbarungen oder Sonderwünsche sind nur wirksam, wenn sie schriftlich per E-Mail getroffen wurden.
4. Änderungen, Stornierungen und Rückerstattungen
4.1 Stornofristen (durch die teilnehmende Person)
- Mehr als 91 Tage vor dem Retreat: 10 % des Retreatpreises
- 61–90 Tage: 30 %
- 31–60 Tage: 50 %
- Weniger als 30 Tage: 100 % (keine Rückerstattung)
Rückerstattungen können bis zu 14 Werktage dauern. Für die Bearbeitungszeiten der Banken ist Kelani Retreat nicht verantwortlich.
4.2 Vorzeitige Abreise
Bei verspäteter Anreise, vorzeitiger Abreise oder versäumten Einheiten erfolgt keine Rückerstattung.
4.3 Nicht in Anspruch genommene Leistungen
Für Leistungen, die aus welchem Grund auch immer nicht in Anspruch genommen werden (z. B. Wetter, Krankheit, Flugverspätungen), wird keine Rückerstattung gewährt.
4.4 Übertragung der Buchung
Du kannst deine Buchung gegen eine Gebühr von 25 € auf eine andere Person übertragen. Bitte informiere uns spätestens 4 Wochen vor dem Retreat.
5. Rücktrittsrecht des Veranstalters
Kelani Retreat behält sich vor, das Retreat abzusagen, wenn die Mindestteilnehmerzahl (4) nicht erreicht wird. In diesem Fall erfolgt die Absage 4 Wochen im Voraus. Der gezahlte Betrag wird vollständig erstattet; für zusätzliche Kosten (z. B. Flüge, Visa, Impfungen, PCR-Tests) haftet Kelani Retreat nicht.
6. Leistungen Dritter
Für Leistungen, die von Dritten erbracht werden (z. B. lokale Guides, Taxidienste, Ausflüge, Schnorcheln, Surfen), haftet Kelani Retreat nicht.
7. Reiseversicherung, Gesundheit, Visum & Eigenverantwortung
Die teilnehmende Person ist selbst verantwortlich für:
- einen gültigen Reisepass und das Einreisevisum
- eine umfassende Kranken- und Reiseversicherung, die die Teilnahme am Retreat, Stornierungen und Unfälle abdeckt
- die eigene körperliche und psychische Eignung zur Teilnahme am Retreat
- die Rücksprache mit der eigenen Ärztin oder dem eigenen Arzt zu notwendigen Impfungen
Eine Reise nach Sri Lanka kann mit abweichenden Hygienestandards, tropischem Klima und Wildtieren verbunden sein. Für damit einhergehende Reiserisiken haftet Kelani Retreat nicht.
8. Rabatte
Pro Buchung kann nur ein Rabatt oder eine Aktion eingelöst werden. Rabatte müssen bei der Buchung angegeben werden und können nicht nachträglich gewährt werden.
9. Höhere Gewalt
Für Absagen oder Änderungen aufgrund von Ereignissen außerhalb unseres Einflussbereichs (z. B. Naturkatastrophen, politische Unruhen, Pandemien, Reisebeschränkungen) ist Kelani Retreat nicht verantwortlich. In solchen Fällen bieten wir nach Möglichkeit eine Umbuchung an; eine Rückerstattung kann nicht garantiert werden.
10. Haftung
Die Teilnahme am Retreat erfolgt auf eigene Gefahr. Kelani Retreat haftet nicht für Verletzungen, Erkrankungen, Verluste oder Schäden, die während der Reise oder am Veranstaltungsort entstehen. Bei der Ankunft ist eine Haftungsverzichtserklärung zu unterschreiben.
11. Fotos
Kelani fotografiert gelegentlich während der Aktivitäten und im Haus. Mit der Buchung des Retreats stimmst du zu, dass diese Fotos für Marketingzwecke verwendet werden dürfen. Wir gehen sorgsam damit um, und du kannst der Nutzung jederzeit widersprechen, indem du uns Bescheid gibst.
12. Gültigkeit
Diese Bedingungen gelten ab dem 25.06.2025 und können aktualisiert werden. Maßgeblich ist die Fassung, die zum Zeitpunkt deiner Buchung auf unserer Website veröffentlicht ist.
13. Salvatorische Klausel
Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam oder undurchführbar sein, bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt.